Hlavní myšlenkou systému ZPVZ v AČR je sdílení znalostí (nejvhodnějších postupů), takzvané „Know How“.

Účelem procesu ZPVZ je uchovat znalosti organizace, tj. přeměnit individuální zkušenosti ve znalosti organizace, tak aby při nepřítomnosti daného odborníka mohli jeho zkušenosti využívat ostatní členové.

• Za řízení procesu ZPVZ odpovídá: velitel (vedoucí).
• Proces ZPVZ řídí: zástupce velitele.
• Proces ZPVZ vykonává: jím určená osoba, tj. specialista ZPVZ.

Základem funkčnosti procesu ZPVZ je podpora velitelů a odhodlanost všech zúčastněných. Celý proces je vystavěn na čtyřech pilířích:

• Struktura: tvoří ji specialisté ZPVZ a orgány, odpovědné za jednotlivé sub procesy.
• Procesy: představují tok, řešení poznatků a nastavení vazeb napříč součástí organizací.
• Nástroje: jsou databáze, formuláře, plány poznatků a standardní operační postupy pro oblast ZPVZ.
• Příprava a vyškolení personálu: je zárukou kvality provádění procesu.

Celé to zastřešuje sdílení informací. Bez sdílení v rámci organizace nebude proces ZPVZ plně funkční.

Celý proces ZPVZ se realizuje ve třech fázích:

1. Analytická fáze: zahrnuje plánování, pozorování a analýzu pozorovaného.
2. Fáze nápravných opatření: zahrnuje schválení zkušenosti nebo osvědčeného postupu nadřízeným, vydání úkolů k implementaci opatření.
3. Fáze sdílení: zahrnuje šíření zkušeností a osvědčených postupů např. formou zasílaných zpráv, vydáváním publikací, sdílením v DTB LL AČR, či seznámením v rámci přípravy velitelů.

Formulář ODCR - Je standardizovaný formulář NATO pro zaznamenání poznatku. Skládá se ze čtyř sloupců/částí:

• Popis poznatku (Observation)
• Diskuze (Discussion)